PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACION II

¿QUÉ ES LA CAPACITACIÓN?

La capacitación es uno de los temas a los que tanto las instituciones públicas como privadas están
dando cada vez mayor  importancia como medio de lograr sus objetivos. Para hablar de ella
empecemos haciendo  la definición  de los términos de capacitación y adiestramiento.

CAPACITACION: Es la acción tendiente a desarrollar los conocimientos, habilidades y
actitudes  del trabajador con el propósito de prepararlo para que se desempeñe
correctamente en un puesto específico de trabajo (Grados, 1999).

ADIESTRAMIENTO: Es en cambio la acción tendiente a  desarrollar las habilidades o
destrezas del trabajador, con el propósito de incrementar su eficiencia en el puesto. El
adiestramiento es considerado como una actividad más específica, que se incluye dentro
de la capacitación (Grados, 1999).

Preparar al trabajador en el conocimiento de las políticas institucionales es un ejemplo de
capacitación, prepararlo en el manejo de una máquina es un ejemplo de adiestramiento.

Se puede capacitar tanto al personal que ya realiza determinada labor en la institución como al que
próximamente realizará alguna actividad nueva dentro de la institución. 


La capacitación se ha realizado desde siempre, el sistema de aprendices que aun hoy subsiste fue
una de las primeras formas de capacitar en el trabajo, sin embargo esta tarea se ha sistematizado y
ahora existen normas que señalan como debe  realizarse la capacitación. Es decir existe un marco 
legal que debemos conocer.


¿CUÁLES SON PROBLEMAS DE CAPACITACIÓN?

Un problema de capacitación se presenta  cuando existe cualquiera de las siguientes situaciones: 
  El trabajador no posee los conocimientos, habilidades o actitudes  necesarios para
desarrollar sus funciones o 
  Cuando los conocimientos y habilidades del trabajador son contradictorios, incompletos
o insuficientes   para poder desarrollar sus funciones eficientemente (Polya, 1986)

De tal manera que se pueden presentar básicamente tres  problemas que ameritan capacitación
(Castañeda, 1998), los cuales se presentan en los cuadros 1, 2 y 3 .





 Problemas que no ameritan capacitación como primera estrategia de solución

Como ya hemos revisado en la literatura sobre administración de empresas existe consenso al
afirmar que en un proceso de trabajo están involucrados cinco elementos:

  Materiales: insumos  tangibles necesarios para llevar a cabo un proceso: materias primas,
documentos, etc.
  Mano de obra:  personas que con sus habilidades, conocimientos, actitudes, creencias, etc.,
realizan las actividades involucradas en el proceso.
  Maquinaria o equipo: recursos tecnológicos que se requieren para la transformación de los
recursos materiales, entre otros: máquina de escribir, aparatos eléctricos, computadora, GPS,
máquina de imprenta, reglas de cálculo, estilógrafos, etc.
  Método o procedimiento: guía de acción que define la forma de realizar las actividades en un
proceso de trabajo, como son: procedimientos para el levantamiento de encuestas, para la
selección de personal, para la elaboración de cartas topográficas, etc.
  Medio ambiente: conjunto de condiciones físicas, relaciones interpersonales y clima laboral que
prevalecen durante el proceso de trabajo.

De estos elementos la capacitación (cursos, talleres, pláticas, etc.) contribuye principalmente a
resolver los problemas que se presenten en las áreas de conocimiento y habilidades del personal, y
de manera secundaria en el cambio de actitudes pues estas dependen mas del ambiente laboral que
del discurso de un instructor por muy experto que este sea.

 La primera estrategia para los problemas de conocimientos y habilidades será la capacitación, en
tanto para los problemas de actitudes  la primera estrategia deberá ser una medida administrativa y
posteriormente la capacitación.


 EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIÓN

La administración de la capacitación implica que  se aplique el proceso administrativo a las
actividades de capacitación, en otras palabras que planeen, organicen, ejecuten y evalúen todas l
acciones a realizar.

Durante la PLANEACIÓN

Se determina el procedimiento a seguir,
Se elabora el reglamento de capacitación,
Se determinan las necesidades de capacitación (DNC),
Se establecen los objetivos del programa de capacitación,
Se elaboran los planes y programas de capacitación,
Se solicita su autorización por las entidades correspondientes ( En México tendrán que ser revisad
por la comisión mixta de la capacitación y aprobados por la STPS) y
Se elabora  un presupuesto de los recursos financieros a utilizar en dicho proceso.
Se elabora un plan de adquisición de equipo y materiales

En la etapa de ORGANIZACIÓN de los cursos:
Se determina la estructura del área que administrará la capacitación,
Se selecciona y contrata al personal que administrará la capacitación y quienes ejecutaran  l
programas,
Se consiguen  los recursos financieros para realizar las actividades, 
Se adquieren o concertan  los materiales y espacios en los que se desarrollará la capacitación,
Se inicia la  invitación e inscripción a las actividades de capacitación.

La EJECUCIÓN de la capacitación implicará:

Iniciar las actividades de capacitación,
Supervisar las actividades y
Realizar los pagos correspondientes
Proporcionar las instalaciones y materiales necesarios para la actividad.


 En la EVALUACIÓN, última etapa del proceso de capacitación:

Se evalúa el proceso instruccional que incluye:
  El aprendizaje de los capacitandos,
  las habilidades del instructor y
  los materiales didácticos.
Se evalúa el sistema de capacitación que incluye: la evaluación de todas las actividades y personas
involucradas en la capacitación.
Finalmente se deben realizar los ajustes para mejorar el sistema. (Pinto, 1990)

 LA POSICIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EN UNA EMPRESA

El área de capacitación puede estar ubicada en diferentes posiciones dentro del organigrama de una
empresa, enseguida se presentan las tres más comunes.

En primer lugar el área de capacitación puede estar localizada el departamento de recursos
humanos de la dirección administrativa.