jueves, 26 de enero de 2012

EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION

EL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES

El diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC) es el procedimiento a partir del cual se obtiene
información necesaria para elaborar un programa de capacitación. 
El objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debería de ser. 

Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC: 

¿Quiénes necesitan capacitación? 
¿En que necesitan capacitación?  
¿Con qué nivel de profundidad? 
¿Cuándo y en qué orden deben ser capacitados? (González, 2001)

En el procedimiento para realizar el DNC: 

  Se determinan en primer lugar las actividades, los  puestos o las temáticas en las  que se
realizará el diagnóstico, enseguida 
  Se seleccionan las técnicas a utilizar y 
  Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la información. 

Durante la realización del diagnóstico se aplican los instrumentos previamente diseñados. 

  A partir de la información recabada se determinan las áreas en las que existen las
discrepancias, 
  Se diferencia entre los problemas de capacitación y los que son de tipo administrativo, 
  Se especifican las necesidades de capacitación y  el nivel de profundidad que se requiere, 
  Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos, 
  Se jerarquizan los problemas, 
  Se determina quienes  son los trabajadores con dichas necesidades  y con toda la información 
  Se integra un  informe final.

Existe una diversidad de técnicas para realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación, pero
en todas ellas se compara lo que es contra lo que debería de ser, el DNC se puede realizar a partir
de:

La revisión de los análisis de puestos, 
El análisis del inventario de habilidades que tenga la empresa, 
El  análisis del desempeño del los trabajadores, 
Las quejas de los clientes, 
El análisis de problemas de la empresa,
Exámenes de conocimientos, 
Entrevistas estructuradas o abiertas, 
Encuestas, observación directa en el puesto,  
Análisis de tareas, 
A través de la revisión de los planes de desarrollo del personal  o 
Utilizando las diferentes técnicas de discusión dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles,  diálogos, etc.  ( Mendoza, 1998)


El DNC A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DE PUESTO

Un método sencillo de realizar DNC es a través de la revisión del análisis de puesto. En un análisis
de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de
capacitación que puede tener un trabajador. 

En la tabla 1 se ilustran las necesidades de capacitación para el puesto de responsable de
capacitación:









Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el análisis de puesto mas fácilmente
se podrán determinar las necesidades de capacitación. 

Este procedimiento resulta relativamente fácil aunque tiene la desventaja de que las necesidades
identificadas aun resultan muy gruesas y requerirá de un trabajo posterior el poder especificar  con
claridad las necesidades de capacitación. 


El DNC A TRAVÉS DEL INVENTARIO DE HABILIDADES

Un inventario de habilidades es un documento que posee información  sobre los conocimientos y
habilidades de los empleados de tal manera que tenga información inmediata sobre empleados que
pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel.  El inventario usualmente contiene
información sobre el puesto que ocupa actualmente el trabajador,  sus habilidades, conocimientos
capacitación  y  la educación formal que ha recibido.

Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades  de capacitación. Por ejemplo  en los
siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el número de cursos
recibidos por dicho personal: 




De la información contenida en dichos cuadros se desprende la necesidad de capacitar al personal
en temas relacionados con la administración y el manejo de personal.

Así como en el ejercicio anterior podemos evaluar diferentes aspectos de la información contenida
en los inventarios  y  determinar las necesidades de capacitación. El nivel de detalle de la
información que obtengamos dependerá  de la calidad de la información contenida en el inventario.
Por esta razón resulta importante unificar los criterios con los que  se elabora el curriculum y contar
con una base de datos que nos permita poder realizar análisis de los datos.

EL DNC A TRAVÉS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

La evaluación de  desempeño puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de
capacitación. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeño de los trabajadores y se
ubican las necesidades de capacitación en los aspectos que tenga una menor evaluación.

Las siguientes son unas tablas de la evaluación que obtuvieron los instructores de una empresa: 
 

Del análisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitación en el área de
planeación didáctica, sobre todo en los  aspectos relacionados con la evaluación.

La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitación se
observa cuando al  final del programa de capacitación se comparan los resultados. 

Las gráficas siguientes se obtuvieron al someter a los instructores evaluados  a un programa de
entrenamiento












DNC A TRAVÉS DE ENCUESTA


Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar  las necesidades de los trabajadores.  Por
ejemplo al formular una pregunta abierta  a un grupo de educadoras sobre que temáticas
necesitaban capacitación de manera prioritaria estas fueron sus respuestas:











De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitación.
La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que  puede reflejarse las temáticas que son
mas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitación como por ejemplo en
matemáticas que en este caso aparece  al final de la lista

DNC  A TRAVÉS DE TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS

En ocasiones es útil utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemplo
un grupo de instructores  se reunieron para tratar de averiguar cuáles eran las causas de los
problemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano.  El siguiente diagrma de Ishikama refleja los
resultados de su discusión.




De esta manera también es posible identificar que conocimientos y habilidades se necesitan
desarrollar en estos trabajadores. 

DNC A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DE LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA


Otra  forma de identificar necesidades de capacitación es analizando los problemas de una empresa.
Por ejemplo aquí presentamos  una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresa
durante una semana de trabajo.

Como se observa en la tabla  una necesidad de capacitación probablemente sea de servicio al
cliente, aunque como se ha comentado es importante recordar que los  problemas de actitudes  se
resuelven en segunda instancia a través de la capacitación primero se tendrá que tomar una medida
administrativa y luego desarrollar las actividades de capacitación.

DNC A TRAVÉS DE DISCUSIÓN DIRIGIDA
 
Cualquiera de las técnicas de discusión dirigida como  corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles,  diálogos, etc.  puede ser utilizada para realizar un DNC, aquí lo importante es
que además de cumplir la metodología de cada técnica se sistematice la  intervención para  evitar
que la sesión se convierta en solo una sesión de lamentos. Este es un ejemplo de un formato que
puede ser utilizado en la discusión.


El diagnóstico  tendrá dos fases: una discusión en pequeños grupos de los problemas de
capacitación y a continuación una sesión plenaria para llegar a un acuerdo.

DNC POR EXÁMENES DE CONOCIMIENTO


La forma mas sistemática de realizar un DNC es a través de un examen de conocimientos, lo cual
implica que un grupo de expertos determine cuales son los conocimientos u habilidades que debe
dominar alguien que cuente con la capacitación deseada, luego a partir de ese análisis se elabora un
examen  o prueba. Todos aquellos que obtengan una calificación satisfactoria no requerirán de
capacitación, en cambio aquellos que no acrediten el examen serán quienes necesiten capacitación.
En el capítulo de selección de personal podemos encontrar un examen y una lista de verificación útil
para el DNC

 INFORME DE UN  DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Una vez que se ha concluido el Diagnóstico de Necesidades de capacitación es importante  elaborar
un documento final en el que resuman los datos obtenidos. El informe de un DNC  debe tener al
menos los siguientes elementos:


1.  Portada
2.  Presentación : Un breve resumen de lo que contiene el documento
3.  Índice
4.  Antecedentes: Características generales de la organización, la forma en que
tradicionalmente se ha realizado el DNC, la importancia de la temática que se aborda en
diagnóstico, las razones para realizar este nuevo DNC.
5.  Método
a.  Participantes,
b.  Instrumentos utilizados,
c.  Procedimiento
6.  Resultados: En que se necesita capacitación, quienes necesitan y en que orden.
7.  Discusión de los resultados
8.  Conclusiones y sugerencias
9.  Referencias
10. Anexos: formatos y documentos de trabajo 


Es importante considerar al redactar el informe del DNC, que se trata de un documento ejecutivo po
lo que la información deberá ser muy concreta. Los lectores de este documento usualmente serán
jefes de departamento con muchas responsabilidades. El documento entonces debe elaborarse
pensando en que el destinatario tendrá poco tiempo para realizar la lectura. La buena presentación
del documento también resulta fundamental. 


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